Saksbehandlingen i fylkesnemnda

----

Saksforberedelsens mål

All saksbehandling i fylkesnemnda skal foregå i samsvar med hovedprinsippene i bvl § 7-3, første og annet ledd, nærmere omtalt i forrige kapittel.

Det overordnede målet for saksforberedelsen er å trekke opp rammene for den videre behandlingen, slik at innsatsen konsentreres om det som er sentralt for den avgjørelsen som skal fattes. Saksforberedelsen skal sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst, at den behandles så raskt som mulig og at forhandlingsmøtet kan gjennomføres uten forsinkelser. Det er etter bvl § 7-3 tredje ledd nemndsleders ansvar å påse at saksforberedelsen skjer i samsvar med prinsippene i bestemmelsens første og annet ledd.

Det følger av forarbeidene (Ot prp nr. 76 (2005-06) side 31) at saksbehandlingen i fylkesnemndene også skal være basert på de grunnleggende saksbehandlingsprinsippene i den nye tvisteloven. Sentralt i saksforberedelsen er at nemndsleder skal ha en aktiv saksstyring, og at saksforberedelsen skal sikre proporsjonalitet mellom hva som skal avgjøres og de ressurser som settes inn.

For å kunne sikre aktiv saksstyring og saksbehandling i samsvar med hovedprinsippene i bvl § 7-3 og tvisteloven, bør hovedregelen være at saken tildeles en nemndsleder ved mottak, etter at en administrasjonsansatt har avtalt mulige

datoer for forhandlingsmøte med prosessfullmektigene. Saken er da dennes ansvar til den avsluttes i nemnda. En må unngå at saken blir liggende hos en nemndsleder som er syk, på ferie eller av andre grunner ikke har anledning til snarlig å sette seg inn i den.

Nemndsleder har eneansvaret for saksbehandlingen forut for forhandlingsmøtet. Dette følger indirekte av bvl § 7-13 og det følger av nemndslederfunksjonen. Nemndsleder vil etter bvl § 7-13 kunne tre e avgjørelser som etter sin art ikke hører til forhandlingsmøtet, uten at nemnda er samlet.

Tidligere påla bvl § 6-1, jfr. forvaltningsloven (fvl) § 17 fylkesnemnda ansvaret for sakens opplysning. Dette fremgår ikke lenger direkte av loven, men følger av prinsippet i fvl § 17. Prinsippet fremgår også indirekte av ere av bestemmelsene i bvl, herunder blant annet bvl § 7-3 annet ledd bokstav a). I praksis står fylkesnemnda her i samme stilling som retten i saker etter tvl kap. 36.

Nemndsleders kontroll av prosessuelle spørsmål, herunder kompetanse og partsforhold

Innledning

Fylkesnemnda er et rent avgjørelsesorgan, og trer kun i funksjon når noen reiser sak.

Det første som må kontrolleres ved saksmottak, er om den som har fremmet saken har kompetanse til å fremme saken, om den som har mottatt saken har kompetanse til å behandle den og om saken er reist mellom de riktige partene. Denne kontrollen skjer i praksis i forbindelse med forkontrollen i Sakarias.

Forkontrollen bør som hovedregel gjennomføres innen 3-5 virkedager etter at saken er stemplet inn hos fylkesnemnda.

Kontroll av nemndas kompetanse

For å kunne behandle en sak, må nemnda være stedlig og saklig kompetent.

Den stedlige kompetanse følger nå av bvl § 7-1.

Hovedregelen er at fylkesnemnda er kompetent til å behandle saker som er reist av kommuner i det fylket nemnda omfatter. Dette var også den praktiske hovedregelen tidligere. Etter bvl § 8-4 ligger ansvaret for å fremme sak på barnets oppholdskommune eller en annen kommune barnet har tilknytning til, dersom dette er avtalt mellom kommunene. Dersom det er inngått avtale etter bvl § 8-4, er fylkesnemnda bundet av denne.

I tillegg kan departementet, ut fra hensynet til hensiktsmessig saksavvikling, bestemme at saker som reises i en eller ere kommuner skal behandles i en annen nemnd enn det som følger av hovedregelen.

Fylkesnemndas saklige myndighetsområde angis i de enkelte bestemmelsene i loven som gir grunnlag for tiltak.

Dersom nemndsleder vurderer at saken er eller kan være utenfor nemndas stedlige eller saklige kompetanseområde, bør partene varsles om dette og gis en kort frist for uttalelse og/eller endring. Dersom nemnda ikke er stedlig kompetent, må hovedregelen være at saken sendes til kompetent avgjørelsesorgan. Dette i samsvar med prinsippet i tvisteloven § 4-7. Dersom nemnda ikke er saklig kompetent til å behandle saken, og den ikke trekkes innen den gitte fristen, må saken avvises, jfr. pkt. 3.7.2.

Kontroll av partsforholdet

Etter å ha kontrollert om nemnda er kompetent til å behandle saken, må nemndsleder kontrollere om sak er reist av og mot riktig person/organ. Nemndsleder har et selvstendig ansvar for å vurdere om partskonstellasjonene er riktig, og han/hun må ta stilling til om de som er oppgitt som parter har rett til partsstatus, og om andre skal ha det.

Det følger av bvl § 7-10 at det er barneverntjenesten i den enkelte kommune som i hovedregelen kan fremme sak for fylkesnemnda. I tillegg kan fylkesmannen eller folkevalgt organ i enkelte tilfeller fremme sak, jfr. bvl § 7-10 tredje og fjerde ledd. Til slutt kan de private partene med rettslig klageinteresse fremsette klage til fylkesnemnda etter bvl § 7-23. Dette gjelder klage på akuttvedtak etter § 4-6 annet ledd og tredje ledd, § 4-9 første og annet ledd eller § 4-25 annet ledd. Kun når sak er reist av noen med hjemmel til det, er nemnda funksjonelt kompetent til å behandle saken.

Saken skal fremmes mot den/de som er part i saken. Ved klage på akuttvedtak skal saken være reist mot den kommunen som har fattet vedtaket. Dette gjelder også dersom vedtaket er fattet av påtalemyndigheten. Fylkesnemnda er formelt et forvaltningsorgan, og hvem som er part i saken reguleres dermed av

fvl § 2 første ledd, bokstav e). Etter denne bestemmelsen, er den som en avgjørelse direkte retter seg mot, eller som saken direkte gjelder, part. Bestemmelsen er skjønnsmessig og må være gjenstand for fortolkning i hvert enkelt tilfelle.

Partsbegrepet i barnevernsaker er et omfattende tema og det avgrenses mot en detaljert gjennomgang her, noen hovedlinjer trekkes imidlertid opp.

3.2.3.1 Betydningen av foreldreansvar

I barnevernsaker gjelder, som et utgangspunkt, at den som har del i foreldreansvaret er å anse som part i barnevernsaken, uavhengig av hvilken faktisk tilknytning vedkommende forelder har til barnet. Dette har sammenheng med at et tvangsvedtak etter barnevernloven vil gripe inn i foreldrenes ansvar og rådighet over barnet.

Dette utgangspunktet er imidlertid ikke til hinder for at en forelder som ikke har del i foreldreansvaret, etter en konkret vurdering kan gis partsrettigheter. Dette gjelder særlig der forelderen har en viktig rolle i barnets liv. Dette må vurderes opp mot vilkårene i fvl § 2 e) og prinsippene i EMK art 8 om retten til familieliv. Foreldre uten foreldreansvar, vil uavhengig av dette ha partsrettigheter i sak vedrørende samvær.

For partsforhold i klagesaker etter bvl § 7-23 vises til kap. 7. 3.2.3.2 Krav om samværsrett for andre enn foreldrene

Bvl § 4-19 tredje og fjerde ledd inneholder en særlig regulering av hvem som kan fremme krav om samvær etter de nevnte bestemmelsene. Dersom den som har fremmet saken ikke har partsevne skal kravet avvises fra realitetsbehandling, jfr. pkt. 3.7.2.

3.2.3.3 Fosterforeldre

I saker om oppheving av vedtak om omsorgsovertakelse har fosterforeldre en uttalerett, jfr. § 4-21 første ledd. Bestemmelsen forutsetter med andre ord at fosterforeldrene ikke er parter i saken. At fosterforeldre ikke kan opptre som part i ankesak om tilbakeføring, er fastslått av Høyesterett i avgjørelse inntatt i Rt 1995 s. 200. Etter en konkret vurdering kan de gis partsstatus i klage over yttevedtak.

3.2.3.4 Barnet som part

Et barn som er over 15 år, har i utgangspunktet selvstendige partsrettigheter, jfr. bvl § 6-3. Unntaket gjelder dersom barnet er ute av stand til å forstå hva saken gjelder – dette må i så fall særlig begrunnes. Også barn under 15 år kan gis partsstatus i særlige tilfeller. Dette kan være aktuelt dersom barnet snart er 15 år, og det ut fra modenhet vurderes å forstå hva saken gjelder og det tilkjennegir klare meninger om sin egen situasjon. I atferdssaker, dvs. saker etter bvl § 4-24 evt. midlertidig plassering etter § 4-25, jfr. § 4-24 er barnet alltid part, uavhengig av alder.

3.2.3.5 Saksbehandlingen ved feil eller utelatt part

Dersom nemndsleder vurderer at saken er reist av eller mot feil part, bør partene varsles om dette og gis en kort frist for uttalelse og/eller endring. Åpenbare misforståelser kan rettes dersom partene ikke er varslet om begjæringen. I de tilfeller hvor den anførte parten har oppnevnt verge eller setteverge har denne rett til å uttale seg.

Saken avvises dersom den er reist av uriktig person/organ og saken ikke trekkes innen ovennevnte frist. Dette gjelder også dersom den er reist mot noen som ikke er part.

Vedtak om å avvise noen som part, er et enkeltvedtak etter fvl § 2 tredje ledd. Vedtaket skal dermed både begrunnes og inneholde opplysninger om adgangen til rettslig overprøving. Tilsvarende gjelder dersom saken er reist av feil person/organ. For ytterligere opplysninger vises til pkt. 3.7.

Dersom saken skulle vært reist mot ere parter enn det som fremkommer av begjæringen, er det nemndsleders ansvar å beslutte å utvide saken til å omfatte alle som har partsstatus. Dette er ikke å anse som enkeltvedtak og beslutningen kan ikke angripes med rettsmidler. Beslutningen bør allikevel være skriftlig (brevs form),

inneholde en kort begrunnelse og gjøres kjent for alle sakens parter så raskt som mulig.

Nemndsleders kontroll av begjæringens innhold

Innledning

Sak for fylkesnemnda innledes som hovedregel ved at barneverntjenesten utarbeider begjæring om tiltak, jfr. bvl § 7-10. For øvrig vises til pkt. 3.2.3 i forhold til hvem andre som kan fremme sak.

Når begjæringer skal utarbeides, må lovbestemmelser fortolkes, bevisene vurderes og juridiske standpunkt skal formuleres i form av rettslige anførsler. Barneverntjenesten bør derfor søke advokatbistand allerede på dette tidspunktet, uten at dette kan pålegges. Bvl § 7-8 annet ledd fastsetter at den o entlige part ”som regel” skal være bistått av advokat. Den o entlige parts advokat bør ha samme rolle som en prosessfullmektig i en sivil sak for domstolene og bistå helt fra utarbeidelsen og innsendelsen av begjæringen.

Barnevernlovens system er basert på at barneverntjenesten har forestått den saksbehandlingen som er nødvendig for å sikre at saken vil være godt nok opplyst til at fylkesnemnda kan fatte vedtak. Dette var presisert i Ot. prp. 44 (1991-92) side 118 og det forutsettes å gjelde fremdeles. En viktig del av nemndsleders arbeid under saksforberedelsen vil derfor være å kontrollere om kommunen har gjort et godt nok arbeid. Dette betinger en aktiv og våken nemndsleder som ikke passivt stoler på at den o entlige part har vurdert saken og bevistilfanget rett. Det er særlig viktig å påse at den o entlige parts fremstilling og bevistilbud belyser alle sakens sider på en objektiv måte.

Hva en begjæring om tiltak skal inneholde fremgår nå av bvl § 7-11. En begjæring om tiltak tilsvarer stevning i en sivil sak for domstolene, jfr. tvisteloven § 9-2.

Betegnelse av nemnda og partene (personalia) m.m.

Det følger av bvl § 7-11 første ledd bokstav a) og b) at begjæringen skal inneholde en betegnelse av nemnda, en angivelse av partenes og advokatenes navn og adresse, samt den o entlige parts stilling.

I tillegg bør begjæringen innholde personnummer på de private partene, angivelse av barnet og hvilken faktisk- og rettslig stilling de oppgitte partene har i forhold til barnet. Den bør også oppgi hvem som skal møte på vegne av barneverntjenesten som partsrepresentant. Dersom partsbildet ikke er opplagt bør begjæringen inneholde en begrunnelse for hvorfor vedkommende er/ikke er å regne som part.

Dersom barneverntjenesten ikke har klart å komme i kontakt med en privat part, må begjæringen også inneholde en nøye redegjørelse for hva som er gjort for å oppnå kontakt.

Hovedregelen er at begjæringen er utarbeidet og signert av kommunens prosessfullmektig. Dersom barneverntjenesten har signert begjæringen ved bruk av lovlig stedfortreder i barnevernleders fravær, skal dette fremgå. Dette er nødvendige opplysninger for at nemndsleder skal kunne vurdere kompetansespørsmålet.

Angivelse av hva begjæringen gjelder

Etter bvl § 7-11 første ledd, bokstav c) skal begjæringen videre inneholde en kort angivelse av ”hva begjæringen gjelder” dvs. en konkretisering av tiltaket nemnda skal vurdere. Dette er opplysninger som er nødvendig for at nemndsleder enkelt skal kunne vurdere nemndas saklige kompetanse.

Kravet må anses oppfylt dersom begjæringen stikkordsmessig angir sakstypen, det vil si f.eks. om saken gjelder omsorgsovertakelse, opphevelse av vedtak om omsorgsovertakelse eller adopsjon.

Saksfremstilling

Etter bvl § 7-11 første ledd, bokstav d) skal begjæringen videre inneholde en saksfremstilling. En saksfremstilling er en tidskronologisk gjennomgang av sakens fakta.

Det er en fordel at saksfremstillingen innleder med en kort beskrivelse av aktuell situasjon, særlig dersom barnet saken gjelder allerede er plassert med hjemmel i et midlertidig vedtak.

Kommunens fremstilling bør være balansert og så fullstendig som mulig. Den skal gi grunnlag for kontradiksjon. Jo mer oversiktlig og presis den er, jo lettere er det for de private partene å ta stilling til hva som aksepteres og hva som bestrides. Saksfremstillingen vil i praksis utgjøre grunnlaget for fylkesnemndas avgjørelse dersom de private partene ikke inngir tilsvar eller møter i forhandlingsmøtet. Det bør fremgå hvilke sider av faktum som er omtvistet dersom dette er kjent for den offentlige part.

Den offentlige parts beviser, herunder taushetsplikt, bevisforbud, avskjæring m.m.

Etter samme bestemmelse bokstav e) skal begjæringen angi de bevisene som vil bli ført. Dette gjelder både dokumentbevis og vitnebevis.

Henvisning til dokumentbevisene bør skje fortløpende i saksfremstillingen, med korrekt henvisning til sidetall i dokumentutdraget. Dette er viktig med hensyn til sammenheng og lesbarhet. Kommunen har et objektivt ansvar for sakens opplysning, og dokumenter som nyanserer bildet, eller taler mot det foreslåtte tiltaket, må inngå i bevistilbudet dersom det er av relevans i forhold til det som skal belyses.

Barneverntjenestens dokumenter er ofte omfattende. Omfanget av dokumenter bør begrenses av ere årsaker. For mye lesing av dokumenter kan være i strid med bevisumiddelbarhetsprinsippet og muntlighetsprinsippet. Det vil ofte være vanskelig å vite på forhånd hvilke deler av dokumentene som vil bli påberopt som bevis. Saken blir tung å håndtere og det blir vanskelig å nne frem til hva som har betydning. Dessuten inneholder ofte dokumentene mye som er unødvendig for å belyse saken. Kommunens prosessfullmektig bør derfor gjøre et utvalg ut fra hva som vil være de rettslige og faktiske tvistetemaene i fylkesnemnda.

I noen barnevernsaker foreligger det ere sakkyndige utredninger fra tidligere, uten at det samtidig er opplyst hvorfor de fremlegges for nemnda. Nemndsleder bør da avklare med prosessfullmektigen hvilke deler av utredningen som vil bli påberopt.

Journalnotater må anses som interne arbeidsdokumenter som kun gjenspeiler barneverntjenestens oppfatning av hva som er sagt. Notatene er sjelden gjennomgått med den andre parten og nedtegningen skjer gjerne en god stund etter at samtalen/møtet m.m. fant sted. Dette må hensyntas ved vurderingen av deres bevisverdi. Det bør ikke tillates at samtlige journalnotater fremlegges i en sak. Kun dokumenter det vil bli vist til skal med.

Politiets stra-saklister og legejournaler/attester er ofte vanskelig å forstå, og de inneholder en del forkortelser og navn/utrykk som må forklares. De inneholder også ofte en del informasjon som ikke er relevant for saken. Dersom dokumentene inneholder sensitive personopplysninger om andre enn de saken gjelder, evt. opplysninger som ikke er relevant for saken, skal dokumentene returneres med pålegg om å ta ut opplysningene, jfr. pkt. 3.3.8. Dersom det er vanskelig å forstå dokumentene, bør dette tas opp med prosessfullmektigen i forkant, slik at det kan vurderes om det bør være vitneførsel fra den som har utarbeidet dokumentet.

Oppgaven over vitner, og evt. sakkyndige, skal inneholde navn og opplysninger om hva vitnet skal forklare seg om. Nemndsleder må gå gjennom vitnelisten og vurdere relevansen av hvert enkelt vitne. Det er særlig viktig å vurdere om de som er angitt som vitner fra skole, barnehage m.m. fremstår å være de som kan opplyse saken på best mulig måte. Det er ikke nok bare å angi stilling og posisjon i forhold til partene. Opplysninger om hva vitnene skal forklare seg om, sikrer en god kontradiktorisk behandling og klargjør sakens bevis- og tvistetema.

Nemndsleder må i saker etter § 4-21 påse at fosterforeldrene får/har fått anledning å uttale seg.

Prosessfullmektigene har ansvar for at vitnene møter. Dersom vitnene skal innstevnes, skjer dette i samsvar med tvl § 13-3, jf. domstollovens kap. 9. Innstevningen skjer normalt av prosessfullmektigene. Dette kan gjerne være tema under et evt. saksforberedende møte. Det er for sent hvis misforståelser med hensyn til hvem som innstevner vitnene først avdekkes under forhandlingsmøtet. Et vitne som ikke er stevnet på lovlig måte, kan under forhandlingsmøtet ikke avhentes med politiets hjelp.

I henhold til bvl § 7-17 gjelder reglene om bevis i tvisteloven, dvs. kap 21-27, så langt de passer. Konkret gjelder dette:

a) Kapittel 21 om alminnelige regler om bevis, unntatt § 21-4 

b) Kapittel 22 om bevisforbud og bevisfritak

c) Kapittel 24 om vitnebevis

d) Kapittel 25 om sakkyndigbevis

e) Kapittel 26 om realbevis

f) Kapittel 27 om bevisopptak i rettssak.

Det vil gå for langt i denne manualen å gå gjennom alle disse reglene. Det understrekes imidlertid at det er nemndsleders ansvar å kontrollere at det ikke fremlegges dokumentbevis eller tilbys vitnebevis som ikke tillates ført etter de nevnte kapitlene. Det vises her særlig til reglene i kap. 22 om bevisforbud om opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt eller som er betrodd til særlige yrkesutøvere, jfr. hhv. tvl § 22-3 og 22-5. Det må foretas en konkret vurdering både under saksforberedelsen og i forhandlingsmøtet om bevisførselen er i strid med tvistelovens regler, sammenholdt med bvl § 6-4 annet og tredje ledd, jfr. fvl § 13 til § 13 e).

Det er f.eks. ikke uvanlig at det fremlegges legejournaler som bevis. Dersom disse journalene inneholder opplysninger ut over det som er relevant for den avgjørelsen nemnda skal ta – og det gjør de svært ofte – er dette opplysninger som omfattes av reglene i tvl kap 22 og som bvl § 6-4 ikke gir unntak for uansett hvilken sakstype det gjelder.

For en nærmere gjennomgang av bvl § 6-4 vises blant annet til Ofstad/Skar side 317 g. Det gjøres særlig oppmerksom på at det ikke foreligger tilsvarende generell opplysningspliktsregel i saker etter sosialtjenesteloven. Andre regler kan imidlertid være relevante å vurdere, herunder blant annet helsepersonelloven § 31. I utgangspunktet omfatter heller ikke bvl § 6-4 akuttplasseringer av barn. Barne- og familiedepartementet har imidlertid i brev av 24. mars 1996 til Oslo kommune uttalt at opplysningsplikten også må gjelde i disse sakene. Selv om brevet gjaldt en plassering etter bvl § 4-6 annet ledd, er det senere forutsatt at det samme gjelder ved plasseringer etter bvl §§ 4-9 og 4-25.

Dersom det kreves samtykke for at bevisene føres, f.eks. etter tvl § 21-12 annet ledd om skriftlige forklaringer som bevis, skal samtykket være innhentet fra kommunens side i forkant av at beviset fremlegges.

Dersom det er tilbudt bevis som ikke kan fremlegges i henhold til de nevnte reglene, skal kommunen varsles om dette og bevisene tas ut av saken. Dersom dokumentene allerede er sendt sakens øvrige prosessfullmektiger direkte, må disse forsøkes stoppet før de overleveres de private partene. Dersom det er tilbudt vitner som ikke uten en nærmere avklaring kan føres, er det nemndsleders ansvar å avklare dette så tidlig som mulig i saksforberedelsen.

Dersom nemndsleder vurderer å foreta bevisavskjæring etter tvl. § 21-7 bør partenes prosessfullmektiger varsles om dette og gis en kort frist for å uttale seg. Dette gjelder også dersom nemndsleder senere i saksforberedelsen vurderer slik avskjæring.

Avgjørelsen av spørsmålet om et dokument eller vitnebevis skal avskjæres, bør skje skriftlig og begrunnes. Avgjørelsen sendes partene og den skal inngå i sakens dokumenter. Spørsmålet om avskjæring av bevis er godt egnet som tema på et saksforberedende møte. Avgjørelsen kan da føres direkte i møteboka.

Både dokument- og vitnebevis skal tilbys så snart det er mulig.

Det vises til pkt. 3.4.5 og 3.4.6 for ytterligere problemstillinger knyttet til bevisførselen.

Forslag til vedtak m.m.

Etter bvl § 7-11, første ledd bokstav f) skal begjæringen inneholde et konkret forslag til vedtak. Dette er å sammenligne med påstanden i en sivil sak, jfr. tvl § 9-2 annet ledd, bokstav c).

Det naturlige er at dette er siste punktet i begjæringen og det bør ha en utforming som tilsvarer slutningen i fylkesnemndas vedtak. Forslaget må være konkret, presist og uttømmende, slik at sakens øvrige parter kan ta stilling til det. I forhold til det sistnevnte, gjelder dette særlig i forhold til spørsmål som tilsyn, urinprøvekontroll under institusjonsopphold, regulering av telefonkontakt m.m., som dessverre ofte utelates i begjæringen.

I en sak etter bvl § 4-24 skal det i saksfremlegget oppgis navnet på et konkret plasseringssted. Dette skal også inntas i selve forslaget til vedtak. Det hender, dessverre alt for ofte, at barneverntjenesten ikke har brakt på det rene hvilken institusjon som eventuelt skal anvendes når forslaget fremmes. Prosessfullmektigen bør i så fall tilskrives og gis en kort frist til å avklare spørsmålet. Se pkt. 3.3.8 om pålegg om retting. Navnet på institusjonen bør foreligge i god tid før forhandlingsmøtet, slik at de private partene får anledning til å innhente opplysninger og eventuelt besøke stedet. Dersom de private partene først blir kjent med den aktuelle institusjonen i forhandlingsmøtet, bør det vurderes om saken må utsettes.

Videre sier bestemmelsen at begjæringen skal inneholde en kort oppsummerende redegjørelse for de omstendighetene som begrunner forslaget til vedtak, samt hvilke rettsregler som kommer til anvendelse. Dette er en oversikt over faktiske og rettslige anførsler, dvs. hovedpunktene i de faktiske og de juridiske vurderingene. Det fremgår av forarbeidene at dette et stykke på veg er ment å tilsvare et ”sluttinnlegg” i tvistelovens forstand, jfr. tvl § 9-10. De rettslige anførslene skal innholde en henvisning til de konkrete lovbestemmelsene kommunen påberoper seg. Dersom bestemmelsen inneholder ulike alternativer, må det presiseres hvilke alternativ som påberopes.

Forhold av betydning for den videre saksforberedelsen

Bvl § 7-11 annet ledd fastsetter at begjæringen videre skal gjøre rede for forhold som kan ha betydning for den videre saksforberedelsen. Konkret nevnes forhold av betydning for avgjørelsesformen, nemndas sammensetning og fremdriftsplan for eventuelt forhandlingsmøte.

Normalt vil det være vanskelig på dette tidspunktet å kunne legge frem en konkret fremdriftsplan, men kommunen bør kunne si noe om hvor mange dager de vurderer at det er behov for. De bør også ha en oppfatning av om saken krever særlig kompetanse i nemnda, om de vurderer at det er behov for 5 eller 3 medlemmer, om de vurderer at det er mulig å behandle saken uten forhandlingsmøte, av nemndsleder alene m.m.

Uten at det fremgår direkte av bestemmelsen, er det naturlig å bruke oppramsingen i § 7-12 annet ledd som en rettesnor for hva kommunen bør si noe om etter § 7-11 annet ledd.

I tillegg må barneverntjenesten opplyse om det er behov for tolk, og på hvilket språk det må tolkes. Det må avklares hvem som trenger tolkehjelp og omfanget av behovet. Bruk av tolk vil kunne få stor innvirkning på hvor mange dager som må avsettes til forhandlingsmøtet og må derfor avklares så raskt som mulig. Nemndsleder har ansvar for at det ved behov møter tolk, men må kunne overlate til kommunen å stå for det praktiske med å fremska e tolk, innkalle til møtet, kontakte de private partene m.m. Nemnda har imidlertid ansvaret for at tolken er habil og egnet til å gjøre tjeneste som tolk, jfr. pkt 8.2. Tolkens navn bør derfor gjøres kjent både for nemndsleder og partene så snart som mulig. Det må konkret vurderes og avklares om det skal være en eller to tolker til stede. Kommunen dekker utgiftene til tolkene.

Pålegg om retting

Bvl § 7-11 tredje ledd gir nemndsleder hjemmel til å kreve rettig av begjæringen dersom den ikke fyller bestemmelsens krav. Pålegg om retting bør skje i brevs form og det bør settes en kort frist, f.eks. 1 uke. Denne hjemmelen kan typisk brukes dersom nemndsleder vurderer at det er lagt frem så mye dokumentbevis at saken blir uoversiktlig og vanskeliggjort m.m.

Selv om det utarbeides pålegg om retting, skal saken registreres inn. Dette er særlig viktig i de tilfellene begjæringen har fristavbrytende virkning, f.eks. når det er foretatt en midlertidig plassering etter bvl § 4-6 annet ledd. Det må ut fra mangelens art vurderes om det er nødvendig eller hensiktsmessig å vente med å sende ut begjæringen til de private partene m.m., eller om dette kan skje uavhengig av pålegget. Ved uforholdsmessig mye dokumentbevis bør bilagene returneres for ny vurdering.

I stedet for pålegg om retting kan en del mangler minst like e ektivt avhjelpes i et saksforberedende møte. Dette gjelder for eksempel uklarheter i forslag til vedtak.

Nemndsleders avgjørelser vedrørende den videre saksavviklingen

Innledning

Etter å ha kontrollert kompetansespørsmålene og begjæringens innhold, starter vurderingen av den videre saksbehandlingen. Dette skal i henhold til bvl § 7-12 annet ledd skje umiddelbart etter at begjæringen er mottatt, dvs. før tilsvaret er mottatt. Dette er hensiktsmessig fordi en allerede i pålegget om tilsvar kan påpeke særlige forhold en ønsker den private parts syn på før beslutninger tas.

Flere av vurderingene inngår i forkontrollen i Sakarias, herunder blant annet nemndas sammensetning.

Bvl § 7-12 inneholder en oppramsing av noen av de vurderingene som skal tas og handlingene som skal gjøres, men bestemmelsen er ikke uttømmende, jfr. begrepet ”blant annet”.

En eller ere saker

Det vil tidlig under saksforberedelsen være viktig å avklare om de ulike forslagene til tiltak/krav som er fremsatt skal behandles som en eller ere saker.

Utgangspunktet i bvl § 7-12 fjerde ledd er at saker som helt eller delvis gjelder samme barn eller foreldre skal søkes behandlet samlet, i den utstrekning dette kan skje uten tilsidesettelse av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil som regel bero på en vurdering av hvem som er parter i forhold til de ulike tiltakene.

Spørsmålet om omsorgsovertakelse, plasseringssted og samvær med begge foreldrene kan f.eks. oftest behandles sammen i saker hvor begge foreldrene har foreldreansvar. Dette selv om barnet bare bor fast hos den ene. Dersom den som har barnet boende fast hos seg også har foreldreansvaret alene, skal sakskomplekset deles i to ulike saker.

Sakene kan forenes til felles behandling dersom partene samtykker. Samtykket må innhentes på grunn av retten til dokumentinnsyn som følger av en slik sammenslåing. Det må foretas en konkret vurdering av om dette er en god løsning, da det kan vidløftiggjøre og fordyre forhandlingene. Selv om forening nner sted, skal sakene fortsatt ha forskjellige saksnummer. Dersom sakene skal behandles hver for seg, må nemndsleder vurdere om det er hensiktsmessig å behandle sakene fortløpende og med samme nemnd. Dersom denne løsningen velges, må nemndsleder være særlig oppmerksom på at nemnda vil sitte med en del informasjon som ikke er kjent for den parten som ikke har vært del i hovedsaken. Informasjon som er av betydning også for samværssaken må det sikres kontradiksjon rundt.

Dersom det i forbindelse med hovedsaken fremmes krav om utsatt iverksettelse etter fvl § 42, er det mest naturlig å behandle dette som en del av hovedsaken, jf. kap. 5.10.

Nemndas sammensetning, fagkyndighet og habilitet

I henhold til bvl § 7-12 annet ledd, bokstav a) skal nemndsleder umiddelbart foreta en vurdering og eventuelt fatte en beslutning i forhold til nemndas sammensetning. I praksis skjer dette allerede i forbindelse med forkontrollen i Sakarias.

De ulike sammensetningene som kan benyttes fremgår av bvl § 7-5. Hovedregelen er fylkesnemnda skal bestå av 3 medlemmer, dvs. nemndsleder, ett medlem fra det fagkyndige utvalget og ett medlem fra det alminnelige utvalget. Nemnda kan utvides til 5 medlemmer dersom sakens vanskelighetsgrad tilsier det. Se for øvrig pkt. 3.6.

Det følger av bvl § 7-5 annet og tredje ledd at nemndsleder i noen tilfeller kan behandle saker alene. For de nærmere detaljene vises til pkt. 3.6

Det følger videre av bestemmelsens ordlyd at det er opp til nemndsleder å bestemme nemndas sammensetning i den enkelte sak. Ut fra hensynet til kontradiksjon bør partenes syn innhentes dersom hovedregelen skal fravikes. Dette gjelder særlig dersom nemndsleder vurderer å behandle saken alene. Partenes syn skal tillegges vekt, men ikke være avgjørende for nemndsleders beslutning. Som nevnt under pkt. 3.3.7 er nemndas sammensetning ett av de punktene den o entlige part skal uttale seg om allerede i begjæringen, jfr. bvl § 7-11 annet ledd.

Oppnevning av nemndsmedlemmer skjer i praksis av administrasjonen. Nemndsleder har imidlertid ansvar for at nemnda er habil og egnet til å tre e avgjørelse i saken.

Det er naturlig - og vel også lang praksis i enkelte fylkesnemnder– å legge ”turprinsippet” i domstolloven (dstl) § 87 g til grunn som utgangspunkt ved oppnevning av det/de fagkyndige medlemmene. Dette hindrer ikke at en annen enn den som står for tur oppnevnes når særlig fagkompetanse er påkrevd, f.eks. innenfor rus eller psykiatri. Rent praktisk er dette noe nemndslederne i dag blir bedt om å ta stilling til allerede under forkontrollen i Sakarias. Ut fra ordlyden i bvl § 7-2 og § 7-5, og forarbeidene til de nevnte bestemmelsene, synes det ikke som om det er adgang til å oppnevne fagkyndige utenom utvalget ut fra en analogi fra dstl. § 94.

De lege medlemmene skal trekkes i Sakarias.

For alle medlemmene i nemnda gjelder dstl. kap 6, jfr. bvl § 7-6. For en nærmere gjennomgang av selve reglene vises til kap. 8. Nemndsleder har et ansvar for å vurdere egen habilitet og kontrollere de øvriges habilitet fortløpende. I praksis bør dette arbeidet starte allerede ved at nemndsleder ved gjennomgang av sakens dokumenter noterer navnet på alle som har deltatt i utredninger m.m. slik at disse ikke oppnevnes som fagkyndige. I tillegg bør navn på partene, prosessfullmektigene og de vitnene som på dette tidspunktet er kjent fremgå av oppnevningsbrevet til medlemmene, slik at de får en mulighet til å sjekke om navnene på de sentrale aktørene fremstår kjente for dem så tidlig som mulig. Habilitet er videre et tema både i formøtet og under forhandlingsmøtet, jfr. kap. 4.

Behovet for møter

Nemndsleder skal etter bvl § 7-12 annet ledd bokstav b) vurdere om det er behov for møter i saken. Bestemmelsen nevner konkret forhandlingsmøte, men begrenser seg ikke til dette. Det bør allerede på dette tidspunktet vurderes om det skal avholdes saksforberedende møte, jfr. pkt. 3.5.3.

Utgangspunktet i bvl § 7-14 er at det skal holdes forhandlingsmøte før vedtak tre es. Dette skal holdes snarest og hvis mulig innen 4 uker etter at fylkesnemnda mottok saken. For de nærmere detaljene vedrørende vurderingen av når sak kan behandles uten forhandlingsmøte vises til pkt. 3.6

Som nevnt under pkt. 3.4.3. tilsier hensynet til kontradiksjon at partene skal få mulighet til å uttale seg dersom nemndsleder vurderer å behandle en sak uten forhandlingsmøte. Beslutning om å innkalle til saksforberedende møte kan imidlertid tas uten å innhente partenes syn.

Det følger av bestemmelsens bokstav c) at nemndsleder skal beslutte tema, tid og sted for de møtene som besluttes holdt.

Behovet for ytterligere bevisførsel, herunder sakkyndig utredning

Nemndsleder må kontrollere at de tilbudte bevis kan opplyse saken på en forsvarlig måte. Det kan ikke legges til grunn at de bevis som er tilbudt er relevante, tilstrekkelig eller nødvendige.

Dette må ses i sammenheng med at barnevernsaker er unntatt partenes frie rådighet, og at fylkesnemnda har et selvstendig ansvar for at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak fattes. Det vises her til bvl § 7-3 annet ledd, bokstav a).

Det er presisert i bestemmelsen at det skal vurderes om det er behov for sakkyndig utredning i saken. I forarbeidene (Ot.prp. 76 (2005-06) side 25) uttales at det bare rent unntaksvis bør være aktuelt at fylkesnemnda oppnevner sakkyndige for å utrede saken.

Dersom nemndsleder vurderer at det kan være nødvendig med en sakkyndig utredning, bør partene få mulighet til å uttale seg før beslutning tas. Dette både ut fra tidsaspektet, den belastningen en utredning vil være for de private partene og barna, det økonomiske for kommunens del og for å vurdere om at det er alternative måter å få belyst saken tilstrekkelig på. Dette er et spørsmål som er godt egnet til å avklare i forbindelse med saksforberedende møte, jfr. pkt. 3.5.3.

Dersom det besluttes oppnevnt sakkyndig, bør nemndsleder forelegge forslag til sakkyndig og mandat for partene til uttalelse. Alternativt kan nemndsleder be partene fremsette et omforent forslag til mandat innen en gitt frist. Fylkesnemnda forestår oppnevningen, og oversender mandatet og kopi av sakens dokumenter til den sakkyndige. Dokumenter ut over det som ligger i saken kan kommunen pålegges å sende over. Frist for når utredningen skal være ferdig må fastsettes. Den sakkyndige må ha anledning til å avgi forklaring under forhandlingsmøtet og fortrinnsvis følge hele forhandlingsmøtet.

Utgiftene til den sakkyndige dekkes av kommunen. Det bør vurderes om det i oppnevningsbrevet skal settes rammer for tidsbruk og/eller kostnader.

Bevisførselens form, herunder anonymisering, bruk av fjernavhør, bevisopptak m.m.

I tillegg til å vurdere om det er behov for ytterligere bevis, fastsetter bvl § 7-12 annet ledd bokstav e) at nemndsleder skal vurdere bevisførselens form. Dette gjelder særlig bruk av fjernavhør, jfr. tvl § 21-10. I praksis gjennomføres fjernavhør pr. i dag som telefonavhør. Det er viktig at nemndsleder har et bevisst forhold til bruk av fjernavhør og vurderer om vilkårene for dette er oppfylt. Det vises særlig til at fjernavhør ikke bør benyttes hvor forklaringen kan være særlig viktig.

Saksdokumenter i fylkesnemnda skal i utgangspunktet være på norsk, jfr.
dstl. § 136. Dette gjelder også dokumentbevis. Dokumenter som ikke er på norsk skal returneres til avsenderen med anmodning om å foreta en oversettelse. Når det gjelder bruk av samisk vises til dstl. § 136 a.

Saksdokumenter som inneholder personfølsomme opplysninger om utenforstående skal anonymiseres. Dersom det fremlegges dokumenter som ikke er anonymisert skal de returneres til avsenderen med anmodning om å foreta anonymisering.

Bevisopptak kan også i unntakstilfeller være aktuelt. Vilkårene for å kunne kreve bevisopptak er strenge og fremgår av tvl § 21-11. Dersom det er mulig å benytte fjernavhør i stedet, bør dette foretrekkes. Dette gjelder både ut fra bevisumiddelbarhetsprinsippet og ut fra det kontradiktoriske prinsipp. Også prosessøkonomiske hensyn tilsier at fjernavhør foretrekkes.

I saker med fremmedspråklige parter må nemndsleder avklare behovet for å få dokumentene i saken oversatt.

Talsperson

Barn over 7 år har en rett til å bli holdt informert om saken og en rett til å uttale seg. I enkelte tilfeller kan barn under 7 år også ha tilsvarende rettigheter. For de nærmere detaljer vises til bvl § 6-3.

Nemndsleder må på selvstendig grunnlag, og uten at det er tatt opp av partene, vurdere om det bør oppnevnes talsperson for barnet for å ivareta ovennevnte rettigheter, jfr. bvl § 7-12 annet ledd, bokstav f) og forskrift av 22.12.1993 § 1. Det er ikke aktuelt å oppnevne talsperson i saker hvor barnet har partsstatus og er representert med advokat.

For selve oppnevnelsen m.m. vises til forskriftens § 2 g.

Talspersonen har ikke rett til dokumentinnsyn. Det er forutsatt i kommentarene til forskriften at talspersonen skal få et kort sammendrag av saken. Talspersonen får ikke sjeldent tilgang til for mange dokumenter og opplysninger, noe som kan være brudd på taushetsplikten. Nemndsleder må ta ansvar for at dette ikke skjer enten ved selv å utarbeide sammendraget eller ved å pålegge kommunen å utarbeide det etter nærmere retningslinjer. Det er viktig at sammendraget er en objektiv fremstilling, hvor begge partenes hovedsynspunkter fremkommer.

Talspersonen skal ikke fungere som sakkyndig i saken, men først og fremst være et talerør for barnet. Vedkommende skal ikke drive egen undersøkelse, og bør ikke samtale med andre om barnets situasjon. I forskriften om barnets talsperson § 4 fremgår at talspersonen i tillegg skal gi sin selvstendige vurdering av saken. Dette bør det utvises stor varsomhet i forhold til. Vurderingene bør begrenses til å omfatte barnets modenhet og andre forhold av betydning for vektingen av barnets uttalelser.

Ved enkelte nemnder blir talspersonen anmodet om å utarbeide en kort skriftlig rapport, som sendes nemnda før forhandlingsmøtet. Dokumentet registreres som dokument på saken. Nemnda sørger for at partene får en kopi. Dette vurderes å være svært nyttig da erfaringene viser at partene ikke sjeldent revurderer sine standpunkt f.eks. om samværets hyppighet og varighet, etter å ha hørt talspersonens forklaring i nemnda. Hvorvidt det er hensiktsmessig å innhente slike rapporter må vurderes konkret i hver enkelt sak. I vurderingen må det blant annet legges vekt på om sakens opplysninger tilsier at barnet kan bli satt i en særlig vanskelig situasjon hvis skriftlig rapport utarbeides.

Oversendelse av begjæringen, oppnevning av advokat for de private partene og anmodning om tilsvar

Det fremgår av § 7-11 fjerde ledd at de private partene straks skal varsles om begjæringen. Dette er også i samsvar med § 7-4 om partenes rett til dokumentinnsyn. Dette skjer i praksis ved at begjæringen sendes til partenes prosessfullmektiger.

I henhold til bvl § 7-8 skal fylkesnemnda sørge for oppnevning av advokat for partene. Fylkesnemnda må foreta oppnevning av advokaten som prosessfullmektig, for at han/hun skal få dekket sitt krav etter rettshjelpsordningen, jfr. rettshjelpsloven § 22. Fylkesnemnda kan ikke, uten samtykke fra Justisdepartementet, oppnevne andre enn advokater som prosessfullmektiger, jfr. rettshjelpsloven § 2 tredje ledd.

Retten til fritt advokatvalg gjelder i utgangspunktet også i fylkesnemnda. Fylkesnemnda bør strekke seg langt for å imøtekomme partens ønske om en konkret advokat. I noen tilfeller kolliderer hensynet til det frie advokatvalget med behovet for rask saksavvikling. Dette gjelder særlig i forbindelse med avvikling av klagesaker etter bvl § 7-23. I hvilken grad nemndsleder bør ”presse” en advokat ut av saken vil stå og falle på hva saken gjelder og hensynet til barnets beste. To eller ere advokater fra samme rma og eller kontorfellesskap skal ikke oppnevnes i saker hvor partene har eller kan få motstridende interesser. Dersom partene ikke har motstridende interesser bør hovedregelen være at de er representert med felles advokat.

Nemndsleder må ta stilling til søknader om unntak fra bostedsforbeholdet. I utgangspunktet skal slik eventuell opphevelse foreligge før advokaten foretar arbeid i saken. I vurderingen av om bostedsforbeholdet skal oppheves, må det særlig tas hensyn til sakens art, omfang, kompleksitet og viktighet for klienten. Barnevernsaker er nok saker hvor det kan være særlig viktig for en part å kunne benytte en advokat som vedkommende kjenner fra før. Det gjøres særlig oppmerksom på at det kan gis delvis opphevelse, for eksempel at reise og oppholdsutgifter dekkes, men at det ikke gis fraværsgodtgjørelse. Nærmere regler om bostedsforbeholdet nnes i salærforskriften § 9 med kommentarer.

Samtidig som begjæringen oversendes, sendes et pålegg om tilsvar med en kort frist, som etter loven normalt ikke skal være lenger enn 10 dager, jfr. § 7-11 fjerde ledd. Fristens lengde, og senere eventuelle søknader om utsettelse på denne, må vurderes konkret ut fra sakens art. Bestemmelsen inneholder en konkret angivelse av hva tilsvaret skal inneholde og dette gjennomgås ikke nærmere her. I det vesentligste krever bestemmelsen at den private part skal ta stilling til de samme punktene som kommunen skal dekke i begjæringen.

Sakarias har standardbrev som bør benyttes både i forhold til oppnevning av prosessfullmektig og pålegg om tilsvar. Nemndsleder bør i tillegg se om det er enkelte punkter som en særlig skal be om tilbakemelding på. Dette gjelder for eksempel spørsmålet om behandling uten forhandlingsmøte og av nemndsleder alene. I pålegget om tilsvar bør det klart fremgå at den private part skal redegjøre for de delene av den faktiske beskrivelsen i begjæringen som tiltres og hvilke deler som bestrides.

Det foreligger ingen rettslig plikt til å inngi tilsvar. Unnlatelse får derfor ingen konsekvenser for partens rettigheter eller plikter. Tilsvaret er imidlertid ofte et viktig bidrag til sakens opplysning både med hensyn til tvistetema, sakens omfang, fremdrift m.m. Tilsvaret bidrar til at saken blir så godt opplyst som mulig, blant annet ved at det gir mulighet for en bedre kontradiksjon.

Når tilsvaret foreligger må dette behandles i samsvar med pkt. 3.5.2. Pålegg om redegjørelse for faktiske forhold m.m.

Bvl § 7-12 tredje ledd inneholder en hjemmel for å kreve en klargjøring av saken fra kommunen. Denne bestemmelsen gir adgang til å pålegge kommunen å utarbeide en kronologisk eller på annen måte systematisert fremstilling av hele eller deler av sakens faktum dersom den er uoversiktlig. Bestemmelsen må ses i sammenheng med de nye kravene som stilles til de private partene om å redegjøre for hvilke deler av den faktiske beskrivelsen de er enige i og hvilke deler som bestrides. Dersom det skal være mulig å optimalisere dette, slik at saken kan konsentreres om det som er reelle tvistepunkter, må kommunens fremstilling være systematisk.

Dette er en hjemmel som bør benyttes av nemndsleder i alle saker hvor fremstillingen ikke er god nok til at den private part har mulighet til å ta stilling til hva som aksepteres og ikke. Bruk av bestemmelsen vil også ha en oppdragende e ekt og være et middel for å oppnå de fordelene som de nye saksbehandlingsreglene skal gi. Denne skriftlige redegjørelsen vil også være nyttig ved skriving av vedtaket.

Bestemmelsen gir også hjemmel for å oppfordre til at partene sammen utarbeider en slik redegjørelse.

Berammelse av forhandlingsmøte og innkalling

I de sakene hvor det skal holdes forhandlingsmøte skal dette etter hovedregelen i § 7-14 første ledd avholdes snarest og hvis mulig innen 4 uker etter at saken har kommet inn. I de prioriterte sakene skal møtet avholdes innen kortere tid.

For at det skal være mulig å avholde møtene innen denne korte fristen, er det sentralt at berammelsen skjer umiddelbart etter at saken er kommet inn til nemnda. Dette forutsettes også i forarbeidene (Ot. prp nr. 76 (2005-06) side 50), hvor det fremgår at beramming bør skje straks saken er kommet inn til nemnda, uten at det ventes på tilsvar. Dette bør være hovedregelen også der hvor de private partene ikke har prosessfullmektig. De eneste tilfelle det bør gjøres unntak fra dette, er hvor det ut fra opplysningene i begjæringen fremstår relativt sikkert at saken skal behandles uten forhandlingsmøte.

I praksis bør regelen være at en sak er forhåndsberammet av administrasjonen senest 2-3 dager etter at den er innkommet til nemnda og at endelig berammelse skjer etter at forkontrollen er gjennomført av nemndsleder.

Det vises til pkt. kap. 7 hva gjelder innkallelse til klagesak etter § 7-23.

Utsendelsen av den skriftlige innkallingen av prosessfullmektiger, talspersoner, nemndsmedlemmer og sakkyndige skjer på standardbrev i Sakarias som sendes per post. Innkalling av parter reguleres av § 7-7. I de sakene hvor partene har prosessfullmektig sendes innkallelsen til denne. Hvor parten ikke har prosessfullmektig bør det vurderes om innkallelsen skal forkynnes. Ved forkynnelse gjelder reglene i § 7-21 om forkynning av vedtak dvs. at forkynnelsen skjer enten ved postforkynnelse eller ved stevnevitne, jfr. dstl § 163.

Det hender at barneverntjenesten ikke har greid å komme i kontakt med privat part på vanlig måte gjennom brev, telefon eller hjemmebesøk. Fylkesnemnda må da selv ta initiativ til å komme i kontakt med vedkommende. Det vil ikke være tilstrekkelig å stole på at barneverntjenesten har gjort det som er nødvendig.

Fylkesnemnda kan gå frem på forskjellige måter. Den kan henvende seg til hovedstevnevitnet for å få forkynt innkallingen til forhandlingsmøtet. Dette betinger at en har en adresse å gå ut fra. Hovedstevnevitnet har imidlertid ofte verdifull kunnskap om hvor personer be nner seg. Det samme gjelder politiet, som om nødvendig kan kontaktes.

Fylkesnemnda kan også oppnevne advokat for parten og gi advokaten i oppdrag å nne ut hvor vedkommende oppholder seg.

Er det ikke mulig å avklare hvor parten be nner seg, må det vurderes ut fra omstendighetene i saken, herunder hvor mye saken haster og hvilken betydning vedkommende har for sakens opplysning, om forhandlingsmøtet allikevel skal gjennomføres. Hovedregelen må være at forhandlingsmøtet gjennomføres.

Den videre saksforberedelsen

Innledning

På dette tidspunktet i saksforberedelsen skal mange av rammene for saken være klarlagt. Dette gjelder hvem som er parter og hvem som skal representere dem, når

saken skal behandles og hva kommunen anfører både når det gjelder faktum og juss. I tillegg er det enten tatt beslutning i forhold til behandlingsform, behov for sakkyndig m.m. eller den private part har fått en frist til å uttale seg i tilsvaret.

Gjennomgang av tilsvar, prosesskriv m.m.

Flere av de oppgavene nemndsleder har ved gjennomgangen av begjæringen må gjentas ved gjennomgangen av tilsvar og eventuelle etterfølgende prosesskriv. Nemndsleder skal derfor gå nøye gjennom tilsvaret og prosesskriftene umiddelbart etter at de kommer inn, blant annet for å vurdere tilsvarende spørsmål som nevnt i pkt. 3.3.5.

Det må samtidig kontrolleres at alle prosessfullmektigene har fått dokumentene tilsendt direkte og i motsatt fall sørge for at de sendes umiddelbart.

Gjennomgang av innkomne dokumenter på sak bør fortrinnsvis skje innen 2-3 dager etter at de er registrert innkommet. Ved lengre fravær må kontoret ha rutiner som medfører at tilsvar og prosesskrift behandles fortløpende av andre nemndsledere.

Saksforberedende møte, herunder tidsplan

§ 7-12 femte ledd, inneholder hjemmel for at nemndsleder kan innkalle til saksforberedende møte. Dette både for å klarlegge uenigheter mellom partene og for å drøfte den videre behandlingen av saken.

Nemndsleder skal alltid vurdere om det er hensiktsmessig å innkalle til saksforberedende møte. Saksforberedende møter er et viktig verktøy i forhold til aktiv saksstyring og er i stor grad en parallell til planleggingsmøtet i tingretten, jfr. tvl § 9-4 nr. 3. Over tid vil konsekvent bruk av saksforberedende møter føre til at faktum, anførsler og nødvendigheten av bevisførsel m.m. vil være klargjort på en langt bedre måte og at lengden på forhandlingsmøtene går ned.

Når i saksforberedelsen møtet skal holdes, kan avhenge noe av hensikten med møtet. Dersom hovedhensikten med møtet for eksempel er å diskutere hvorvidt det skal oppnevnes sakkyndig, bør møtet holdes så tidlig som mulig for å unngå forsinkelser i saken. Dersom hovedhensikten med møtet er å klarlegge fakta og anførsler, kan det være grunn til å vente til siste del av saksforberedelsen, f.eks. 2 uker før forhandlingsmøtet.

Hovedregelen bør være at det kun er prosessfullmektigene som møter i det saksforberedende møtet og at agendaen er kjent for partene i forkant, slik at de er godt forberedt. Agendaen kan for eksempel inneholde følgende punkter:

- 

Klarlegging av fakta og hovedanførslene
Klarlegging av bevistilbud og vitneførsel, herunder avklaring av evt.

fjernavhør, evt. taushetsplikt for vitner m.m.
Avklaring av hvem som møter i saken, herunder om det vil bli fremsatt

ønske/krav om at andre enn partene får overvære forhandlingsmøtet Tidsplan
Annet (sakkyndig, nemndas sammensetning og habilitet, talsperson ·m.m.)

Hovedregelen er at dette holdes som telefonmøte, gjerne på morgenen for ikke å ”låse” hele dagen for advokatene.

Det skal føres møtebok fra møtet og denne bør sendes ut slik at partene kan bruke den i sin forberedelse. Møteboka kan senere benyttes av nemndsleder ved forberedelsen av prologen i forhandlingsmøtet, jfr. kap. 4. Møteboka inngår i sakens dokumenter og føres inn som dokument i Sakarias. Mal for møteboken ligger i Sakarias.

Når det gjelder tidsplan, vil det være en fordel at det allerede før det saksforberedende møtet foreligger et omforent utkast til plan som kan gjennomgås. Som nevnt følger det av § 7-11 annet ledd at den o entlige part allerede i begjæringen skal ha en formening om fremdriften i forhandlingsmøtet.

Dersom det ikke avholdes saksforberedende møte, bør nemndsleder påse at det under saksforberedelsen utarbeides en omforent tidsplan for forhandlingsmøtet. Partene blir da tvunget til å strukturere innleggene og spørsmålsstillingene, og til å opprettholde konsentrasjonen om hva som er de reelle bevis- og tvistetemaene. Særlig for endags-saker er fremdriftsplanen et e ektivt virkemiddel for å unngå kveldsmøter. E ektiv prosessledelse i forhandlingsmøtet, er ikke ønsket bare av partene og prosessfullmektigene, men også av nemndsmedlemmene.

Avsluttende redegjørelse

§ 7-12 siste ledd gir nemndsleder hjemmel til å pålegge partene å utarbeide en avsluttende redegjørelse for forslaget til vedtak, de omstendigheter som begrunner det og de rettsregler som komme til anvendelse. I tillegg kan redegjørelsen inneholde en oversikt over de bevis som ønskes ført.

Avsluttende redegjørelser er mest aktuelt å be om i de sakene hvor en ikke har hatt saksforberedende møte. Tilsvarende gjelder i saker hvor det, i løpet av saksforberedelsen, har vært endringer på faktumsiden som påvirker de opprinnelige anførslene.

Særlig om valg av prosesstype og nemndssammensetning

Barnevernloven åpner opp for ulike måter å gjennomføre behandlingen av en sak på. Dette bidrar til å sikre at saksbehandlingens omfang ressurs- og tidsmessig tilpasses behovene i den enkelte sak. I dette punktet redegjøres det for reglene om fylkesnemndas sammensetning og spørsmålet om skriftlig eller muntlig behandling.

Det avgrenses mot de særlige problemstillingene som gjør seg gjeldende ved behandling av klage over akuttvedtak, se nærmere om dette i kapitel 7.

Etter barnevernloven § 7-5 kan fylkesnemnda være sammensatt av 3 nemndsmedlemmer (vanlig nemnd), 5 nemndsmedlemmer (utvidet nemnd) eller nemndsleder alene. Barnevernloven § 7-14 angir når forhandlingsmøte skal holdes, når saken kan avgjøres uten forhandlingsmøte, og endelig når det er anledning til å kombinere muntlig og skriftlig behandling. De nevnte bestemmelsene åpner for en rekke kombinasjonsmuligheter. I det følgende vil imidlertid bare de mest praktiske variantene bli omhandlet.

Tilgjengelig statistikk viser at de este saker som ender med realitetsvedtak fattes av vanlig nemnd etter forhandlingsmøte. 15-20% av sakene avgjøres av nemndsleder alene uten forhandlingsmøte (NL-avgjørelse). Utvidet nemnd benyttes i svært varierende grad nemndene imellom. Det bør være et mål å sikre en ensartet praksis også på dette området. I sjeldne tilfeller har behandlingsformen vært nemndsleder alene med forhandlingsmøte, og vanlig nemnd uten forhandlingsmøte.

Aktiv saksstyring

De eksible reglene om nemndssammensetning og prosessform bidrar til en ressursbruk tilpasset behovene i den enkelte sak, og til å styrke rettssikkerheten ved muligheten for utvidet nemnd i vanskelige saker. Det kreves imidlertid en aktiv saksstyring for å sikre at tilpasninger skjer der det er grunnlag for det.

Selv om partene ofte selv tar opp spørsmålet om tilpasninger, vil det være nemndsleders ansvar å ta de nødvendige initiativ underveis for å sikre at de muligheter loven gir benyttes i tråd med lovgivers intensjon. Dette bør skje tidlig under saksforberedelsen, noe også Sakarias til en viss grad ivaretar ved de spørsmål nemndsleder må ta stilling til under forkontrollen. Dersom nemndsleder er i tvil om saken er egnet for tilpasninger som loven åpner for, kan spørsmålet drøftes med prosessfullmektigene for eksempel under et saksforberedende møte, jf. pkt. 3.5.3.

Utvidet nemnd

”Når sakens vanskelighetsgrad gjør det nødvendig, kan nemndsleder beslutte at nemnda, i tillegg til nemndsleder, skal bestå av to medlemmer fra det alminnelige utvalg og to fra det fagkyndige utvalg.”, jf. § 7-5 første ledd annet pkt.

Uttrykket ”sakens vanskelighetsgrad” innebærer en avgrensning mot sakstype og sakens alvorlighet. Det er dermed ikke anledning til alene å legge vekt på sakens inngripende karakter ved vurderingen av om nemnda skal utvides til 5 medlemmer.

Det er nemndsleder alene som avgjør spørsmålet om utvidet nemnd. Partene kan følgelig ikke kreve at nemnda settes med ere enn 3 medlemmer.

En juridisk beslutningsprosess krever en klargjøring av jussen, klargjøring av faktum og deretter en anvendelse av jussen på det aktuelle faktum – subsumsjon. Når det gjelder klarlegging av jussen, må nemndsleder stole på egne ferdigheter. Noen ordning med ere nemndsledere, tilsvarende tingrettens adgang til hovedforhandling med ere juridiske dommere, nnes ikke. Det er dermed bare hvor klarlegging av faktum eller selve subsumsjonen er særlig utfordrende, at utvidet nemnd kan benyttes.

Når er det nødvendig med utvidet nemnd?

Nemndsleder skal ved forkontrollen ta stilling til om saken krever særskilt fagkompetanse. Hvor det er et slikt behov skal turprinsippet fravikes, og nemndsleder håndplukke den fagkompetanse som er nødvendig. Utvidet nemnd vil dermed bare være aktuelt hvor hensynet til ”sakens vanskelighetsgrad” ikke kan ivaretas tilstrekkelig med vanlig nemnd hvor den sakkyndige er håndplukket.

En nemndsoppnevnt sakkyndig eller et sakkyndig vitne vil også kunne avhjelpe behovet for ytterligere fagkyndighet i nemnda. Kravet til rask saksavvikling, jf. barnevernloven § 7-3 første ledd, tilsier normalt at utvidet nemnd velges hvor dette alternativet kan opplyse saken like godt som en nemndsoppnevnt sakkyndig.

Flere fagområder berøres

Hvor saken berører ere fagområder kan det være grunnlag for utvidet nemnd. Nemndsleder må da vurdere om det er nødvendig å styrke nemnda med ytterligere et fagkyndig medlem for å oppnå en betryggende behandling av saken.

En del saker vil reise ere problemstillinger fra ulike fagområder. For eksempel kan det være behov for voksenpsykiater for å vurdere en omstridt psykisk lidelse hos en forelder, mens annen fagkyndighet kan være nødvendig for å klargjøre lidelsens betydning for barnets omsorgssituasjon.

Dersom det er ere mulige årsaker til samme atferd, kan det være behov for å ha ere typer fagkyndighet for å belyse de ulike årsakene. Et ikke upraktisk eksempel er at barneverntjenesten har en oppvekstforankret forklaring på barnets problematferd, mens de private parter mener barnets atferd har biologiske/medisinske årsaker. Avhengig av temaets betydning kan det vurderes om nemnda da bør være sammensatt med ere typer fagkyndighet, for eksempel medisinskfaglig og psykologfaglig.

Vanskelige faglige spørsmål

En sak kan også omfatte problemstillinger som ikke nødvendiggjør ere typer fagkyndighet, men som er faglig særskilt utfordrende.

Tvil om resultatet

Usikkerhet om faktum gir i seg selv ikke grunnlag for utvidet nemnd. Bevisvurderingene blir ikke enklere selv om det er ere personer som foretar disse vurderingene. Hvis derimot ytterligere fagkyndighet kan bidra til å få faktum bedre klarlagt, slik at usikkerheten blir mindre, kan dette være grunnlag for utvidet nemnd.

Dersom avgjørelsen fremstår som uvanlig tvilsom, for eksempel etter tidligere dissenser i nemnd og rett eller hvor nemnda av denne grunn har vært utvidet tidligere, kan dette tale for at nemnda utvides.

Andre relevante kriterier

Sakens inngripende karakter bør kunne være et moment hvor nemndsleder er i tvil om det er nødvendig med ytterligere fagkyndighet i nemnda. Tilsvarende bør gjelde hvor partene anmoder om utvidelse.

Sakens omfang bør også kunne være et relevant kriterium.

NL-avgjørelse

Ordinær saksbehandling i fylkesnemnda, med bruk av vanlig nemnd og forhandlingsmøte, er ressurskrevende. Barnevernloven åpner i en viss utstrekning for at tid og penger kan spares ved at en sak behandles på en enklere måte. Dette kan gjøres ved at det ikke holdes forhandlingsmøte, se barnevernloven § 7-14 annet ledd at fylkesnemndsleder alene behandler saken, se barnevernloven § 7-5 annet og tredje ledd

I fremstillingen nedenfor brukes NL-avgjørelse som betegnelse på saker som behandles uten forhandlingsmøte og av nemndsleder alene.

Saksbehandlingen vil også kunne forenkles ved at saken behandles med vanlig/ utvidet nemnd uten forhandlingsmøte, eller med kun nemndsleder og forhandlingsmøte. Ligger først forholdene til rette for en forenkling, er det imidlertid normalt mest hensiktsmessig å forenkle både nemndas sammensetning og å ha en skriftlig behandlingsprosess, og dette er den nærmest enerådende varianten i praksis.

At partene samtykker til NL-avgjørelse, er ikke tilstrekkelig og heller ikke alltid nødvendig. NL-avgjørelse kan besluttes når partene samtykker og hensynet til en betryggende saksbehandling ikke er til hinder for det, eller saken gjelder krav om endring i forhold til et tidligere vedtak eller dom, og nemndsleder er dette ubetenkelig hensett til sakens tema, vanskelighetsgrad, behovet for fagkyndighet og hensynet til en forsvarlig behandling

Det er viktig å huske på at barnet må få anledning til å uttale seg i samsvar med barnevernloven § 6-3, selv om saken behandles forenklet.

NL-avgjørelse med samtykke

I tillegg til samtykkekravet, er det altså et tilleggsvilkår at en forenklet behandling er en betryggende måte å behandle saken på. Saken skal med andre ord være egnet til en mer summarisk saksbehandling, skjønnsmessig bedømt ut fra de